Pierwsze logowanie i Aktywacja KSeF

Niniejsza instrukcja przeprowadzi Cię przez proces pierwszego logowania do systemu eKSeF oraz aktywacji połączenia z Ministerstwem Finansów. Jest to czynność jednorazowa, którą należy powtarzać jedynie po wygaśnięciu ważności certyfikatu lub tokenu.

ETAP 1: Sprawdzenie statusu połączenia

Po zalogowaniu się do programu, spójrz na prawą stronę ekranu. Znajdziesz tam panel Połączenie z KSeF.

Jeśli widzisz czerwony krzyżyk (❌) przy polu "Czy aktywne połączenie", oznacza to, że musisz się zautoryzować.

1. Jeśli widzisz czerwony krzyżyk (❌) przy polu "Czy aktywne połączenie z KSeF", oznacza to, że system nie jest połączony.

2. Aby to naprawić, kliknij niebieski przycisk: Odśwież połączenie (podpis).

   

ETAP 2: Pobranie pliku XML

Otworzy się okno "Autoryzacja konta". Twoim zadaniem jest pobranie pliku, który zawiera prośbę Twojego urzędu/jednostki o dostęp do systemu faktur.

1. Kliknij ciemnoniebieski przycisk Pobierz AuthTokenRequest.xml.
2. Plik zostanie zapisany na Twoim komputerze (domyślnie w folderze Pobrane).

3. W programie eKSeF kliknij przycisk Dalej (prawy dolny róg).

   

Nie próbuj otwierać pobranego pliku XML (nie klikaj w niego dwukrotnie). Nie otwieraj go w przeglądarce internetowej, notatniku ani Wordzie.

Plik ten służy wyłącznie do wgrania na stronę rządową. Jeśli go otworzysz i zapiszesz, jego struktura może ulec zmianie i Ministerstwo go odrzuci.

ETAP 3: Podpisanie pliku

Teraz musisz potwierdzić swoją tożsamość. Wykonujemy to poza programem eKSeF, na bezpiecznej stronie rządowej.

1. Wejdź na stronę do podpisania dokumentu: Kliknij w ten link: moj.gov.pl (otworzy się w nowej karcie).

2. Wgraj plik do podpisania: Na niebieskim polu kliknij przycisk WYBIERZ DOKUMENT Z DYSKU.

Otworzy się okno Twojego komputera. Wejdź w folder Pobrane i wybierz plik AuthTokenRequest.xml (ten, który pobrałeś przed chwilą w Etapie 2).

3. Podpisz dokument: Gdy plik się załaduje, kliknij granatowy przycisk Podpisz.

4. Zaloguj się: Wybierz metodę Profil Zaufany (lub e-dowód, jeśli korzystasz). Następnie zaloguj się tak, jak logujesz się do urzędu (np. przez swój bank).

5. Pobierz podpisany plik na dysk: Po poprawnym zalogowaniu i podpisaniu, strona rządowa wyświetli informację o sukcesie. Kliknij przycisk POBIERZ, aby zapisać podpisany plik na komputerze.

ETAP 4: Wgranie podpisu do eKSeF

Wróć do zakładki z programem eKSeF. Powinieneś widzieć ekran "Dołącz podpisany dokument".

1. Kliknij przycisk + Wybierz plik.
2. Otwórz folder Pobrane.
3. Wybierz plik, który pobrałeś ze strony rządowej (ten z Etapu 3).
   • Uważaj, aby nie wybrać starego, niepodpisanego pliku z Etapu 2.
4. Po załadowaniu pliku, kliknij duży zielony przycisk Uwierzytelnij.

ETAP 5: Weryfikacja sukcesu i Ważność połączenia

Jeśli wszystko wykonałeś poprawnie, okno autoryzacji zniknie, a na Pulpicie Głównym zobaczysz zmiany:

• Czy aktywne połączenie z KSeF: Zmieni się na zielony znacznik ✅.
• Data wygaśnięcia: Zaktualizuje się na datę za 7 dni od momentu podpisania.
• Certyfikat KSeF: Zostanie on automatycznie wygenerowany i dodany do brokera eKSeF. W przypadku wcześniejszego wygenerowania certyfikatu system wyświetli powiadomienie o tym, aby taki certyfikat załadować ręcznie w zakładce Konto.

Rozwiązywanie problemów (Co robić, gdy nie działa?)

Błąd: "Nieprawidłowy podpis" lub "Błąd weryfikacji"

• Przyczyna: Prawdopodobnie w Etapie 4 wgrałeś ten sam plik, który pobrałeś w Etapie 2 (czyli ten bez podpisu), zamiast tego ze strony Gov.pl.
• Rozwiązanie: Powtórz procedurę od Etapu 4, uważnie wybierając plik (zwróć uwagę na godzinę utworzenia pliku – wybierz ten najnowszy).