Przekazywanie faktur między jednostkami

System eKSeF umożliwia dystrybucję faktur z jednostki nadrzędnej (np. Urzędu Miasta) do jednostek podległych (np. Szkół, MOPS). Funkcja ta pozwala na zachowanie porządku w obiegu dokumentów, gdzie faktury wpływające na główny NIP są segregowane i przypisywane do właściwych odbiorców w strukturze w przypadku błędnego wystawienia w KSeF.

Proces przekazywania faktury

Aby przekazać dokument do innej jednostki, należy wykonać następujące kroki:

Wybór faktury: Na liście Faktury otrzymane kliknij w wiersz z fakturą, którą chcesz przekazać. Wiersz zostanie podświetlony na czerwono.
Uruchomienie przekazania: Kliknij przycisk Przekaż FV znajdujący się na pasku narzędzi nad tabelą.

Wybór odbiorcy: W nowym oknie "Przekaż FV" rozwiń listę Wybierz odbiorcę. Wyświetlą się tam wszystkie zdefiniowane w systemie jednostki podrzędne.
Zatwierdzenie: Po wskazaniu właściwej jednostki (np. MOPS - Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej), kliknij zielony przycisk Zapisz.

Po wykonaniu tej operacji, faktura zostanie przekazana do wyznaczonej jednostki podleglej i zmieni swój status na symbol jednostki w której obecnie się znajduje.

Weryfikacja statusu i Historia operacji

System pozwala na bieżąco śledzić, gdzie aktualnie znajduje się dany dokument.

Kolumny informacyjne

Status przekazania: W tej kolumnie wyświetla się Symbol Jednostki, do której faktura została przekazana (np. MOPS, SP1). Jeśli pole jest puste, faktura znajduje się w jednostce nadrzędnej.
Kolumna "O" (Operacje): Znajduje się tu ikona lupy/strzałki. Kliknięcie w nią otwiera szczegółową Historię przekazywania faktury.

Szczegóły historii przekazywania

Okno historii prezentuje chronologiczną oś czasu wszystkich operacji wykonanych na danym dokumencie w obrębie struktury eKSeF.

Dane widoczne na osi czasu:

Typ operacji:
- Przekazanie faktury do jednostki podległej (prawa strona osi) – wysłanie dokumentu "w dół" struktury.
- Zwrot faktury do jednostki (lewa strona osi) – cofnięcie dokumentu do jednostki nadrzędnej.
Data i godzina: Dokładny czas wykonania operacji.
Użytkownik: Imię, nazwisko oraz login osoby, która dokonała przekazania lub zwrotu.
Jednostka: Symbol jednostki, której dotyczyła operacja (np. MOPS).

Cofanie przekazania (Zwrot faktury)

W przypadku pomyłki (np. przekazania faktury do niewłaściwej szkoły), operację można cofnąć.

Zaznacz przekazaną fakturę na liście (wiersz podświetli się na czerwono).
Kliknij przycisk Cofnij przekazanie FV na pasku narzędzi.

System automatycznie zwróci fakturę do jednostki nadrzędnej.

Skutki przekazania

Po przekazaniu faktury do jednostki podrzędnej, użytkownicy tej jednostki (np. pracownicy MOPS) zobaczą ten dokument w swoim module "Faktury otrzymane" i będą mogli go dalej procesować (np. pobrać do systemu FK).

Uprawnienia

Funkcja przekazywania faktur jest dostępna dla użytkowników jednostki nadrzędnej posiadających uprawnienia do odczytu faktur z KSeF.